Bawaslu Bengkulu Utara Maksimalkan Sistem Kearsipan

Arga Makmur, Badan Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten Bengkulu Utara - Menjelang tahapan Pemilu dan Pilkada 2024, Bawaslu Bengkulu Utara akan memaksimalkan sistem kearsipan di lingkungan Sekretariat Bawaslu Bengkulu Utara, hal ini disampaikan saat menggelar Rapat Pengelolaan Ketatausahaan Kearsipan yang diikuti oleh Anggota, Koordinator Sekretariat dan Staf Sekretariat di Ruang Rapat Bawaslu Bengkulu Utara, Senin (14/02/2022).

Anggota Bawaslu Bengkulu Utara selaku pengampu divisi Pengawasan, Humas dan Hubal, Tri Suyanto dalam arahannya menyampaikan bahwa arsip dapat menjadi kelemahan bagi sebuah lembaga apabila tidak dikelola dengan baik. Beliau juga menyampaikan untuk memaksimalkan sistem pengarsipan yang lebih efektif dan efisien.

"Salah satu kelemahan kita terkait kearsipan adalah terkadang arsip sering tercecer, oleh sebab itu untuk mempermudah pekerjaan arsip mesti dikelola dengan baik. Tidak harus seperti pengarsipan di perpustakaan, namun sistem dan pola-pola itu bisa diterapkan per divisi baik di Divisi SDM, Pengawasan, maupun Penindakan Pelanggan", ucap beliau.

Selain itu beliau juga menyampaikan untuk memaksimalkan penyimpanan arsip baik hard copy maupun soft copy dalam arsip digital agar mudah diakses pada saat dibutuhkan."Kalau secara hard copy selama ini kita keterbatasan dengan ruang penyimpanan arsip, namun saya berharap untuk kearsipan ini tetap kita maksimalkan penyimpanan yang safety, dan untuk sistem pendigitalan, kita bisa memanfaatkan Gmail atau Google Drive agar lebih mudah diakses, efektif dan efisien serta harus ada penanggungjawab arsip per divisi yang ditugaskan untuk mengelola arsip sehingga dapat menunjang tugas pengawasan nantinya dapat berjalan dengan lancar", lanjut beliau.

Dalam kesempatan yang sama anggota Bawaslu Bengkulu Utara, Tugiran juga menyampaikan bahwa kearsipan merupakan roh bagi suatu lembaga, karena menjadi salah satu bagian dalam proses bernegara terlebih sebagai lembaga pemerintah yang bersifat administratif seperti Bawaslu. Maka sudah seharusnya terkait kearsipan ini dijaga dan kelola dengan baik, mulai dari arsip internal maupun eksternal. Beliau juga meminta agar mengulang kembali membaca regulasi yang ada menjelang tahapan dimulai.

"Untuk saat ini kita bisa mulai membaca regulasi-regulasi yang ada baik tentang Pemilu Pileg dan Pilpres maupun Pilkada, ini sebagai pemanasan agar kita lebih siap menghadapi tahapan Pemilu dan Pilkada 2024 nanti", pinta beliau.

Taufik Akbar Pane selaku Koordinator Sekretariat Bawaslu Bengkulu Utara mereviu kelengkapan daftar arsip di Sekretariat Bawaslu Bengkulu Utara mulai dari Bulan Januari hingga Februari 2022 dan meminta untuk melengkapi arsip yang belum lengkap hardcopy maupun soft copy nya."Untuk surat masuk sudah bagus, lengkap semua, namun di surat keluar ada beberapa yang belum lengkap terutama di arsip digital softcopy pdf nya, " ucap beliau.

Dirinya berharap agar seluruh jajaran sekretariat Bawaslu Bengkulu Utara berkomitmen untuk terus meningkatkan pengelolaan kearsipan sehingga dapat menunjang tugas pengawasan tahapan Pemilu dan Pilkada 2024 berjalan dengan lancar.

Penulis/editor : Humas Bawaslu Bengkulu Utara